091 333 5151
support@smarttax.vn
P.702A, Tầng 7, Tòa nhà Centre Point – 106 Nguyễn Văn Trỗi, P8, Q.Phú Nhuận

Làm thế nào để vận hành bộ máy kế toán hiệu quả?

Biết những kiến thức cơ bản về kế toán là một chuyện. Nhưng áp dụng chúng vào thực tế là một điều hoàn toàn khác. Ở bài viết này, Smarttax sẽ hướng dẫn bạn từng bước để lập một kế hoạch cơ bản nhằm tối ưu hóa công việc kế toán của doanh nghiệp. Phía dưới đây là những việc cần làm để xây dựng một hệ thống tài chính vững chắc.

1. Mở tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp

Bạn sẽ muốn tách biệt thu nhập từ công việc kinh doanh với thu nhập cá nhân của mình. Cách dễ nhất để làm điều này là thiết lập một tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp của bạn.Trước khi đăng ký tài khoản, bạn cần thực hiện một vài nghiên cứu nhỏ: hãy tìm kiếm xem tài khoản ngân hàng nào thường xuyên được các doanh nghiệp sử dụng và so sánh chi phí liên ngân hàng trong mỗi giao dịch thực hiện.

Có thể ban đầu, bạn chỉ cần mở một tài khoản với tư cách là một freelancer. Nhưng khi công ty của bạn phát triển, bạn sẽ có thể cần thêm một tài khoản tiết kiệm để tích trữ tiền cho việc đóng thuế và các chi phí khác.

2. Thực hiện phương pháp theo dõi chi phí

Việc thường xuyên ghi nhận giao dịch và theo dõi chi phí sẽ giúp bạn nắm được tình hình tài chính tổng thể của công ty và giúp giảm bớt gánh nặng vào mùa thuế. Hãy đảm bảo rằng bạn đang xem xét tất cả các chi phí liên quan đến doanh nghiệp của mình, bao gồm:

  • Chi phí tổ chức sự kiện hội họp
  • Chi phí công tác
  • Chi phí sinh hoạt tại văn phòng bao gồm tiền thuê văn phòng, tiền internet, tiền điện, tiền điện thoại, v.v.
  • Chi phí xăng xe, đi lại nếu bạn sử dụng nó cho mục đích công việc

Bạn có thể theo dõi những khoản này bằng cách nộp biên nhận thực tế hoặc bạn có thể đăng ký phần mềm kế toán lưu trữ thông tin số để theo dõi online tất cả các khoản chi của bạn và thậm chí có thể thực hiện chúng một cách tự động.

3. Thiết lập hệ thống ghi nhận sổ sách kế toán

Cũng giống như theo dõi chi phí, việc thiết lập các công cụ kế toán có thể giúp bạn quản lý sổ sách kế toán của mình. Nhưng nếu bạn đang tìm cách xử lý sổ sách kế toán theo cách thủ công, bạn sẽ cần phát triển một hệ thống và tuân thủ chặt chẽ theo các quy tắc kế toán.

Có hai cách cơ bản để giám sát việc ghi sổ kế toán thủ công:

  • Phương pháp kế toán tiền mặt: liên quan đến việc ghi nhận doanh thu và chi phí tại thời điểm doanh nghiệp thực nhận. Khi đó, một cá nhân freelancer sẽ ghi lại hóa đơn tại thời điểm họ nhận được thanh toán từ khách hàng.
  • Phương pháp kế toán dồn tích: liên quan đến việc ghi nhận doanh thu và chi phí tại thời điểm ta thực hiện giao dịch. Khi đó, bạn sẽ ghi lại một khoản thanh toán khi hóa đơn được gửi đi, thay vì khi khách hàng chuyển tiền đến tài khoản ngân hàng của bạn.

4. Tìm hiểu các quy định về thuế

Nhìn chung, nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào cấu trúc pháp lý của công ty, hay nói cách khác chính là loại hình kinh doanh của công ty, hoặc cá nhân. Trong nhiều trường hợp, những cá nhân lao động tự do có thể kê khai thu nhập hàng tháng của họ trên tờ khai thuế cá nhân.

Là một người hành nghề tự do, bạn nên đảm bảo sẽ trả thuế từ thu nhập của mình, vì bạn sẽ cần phải trả thuế cho chính phủ mà loại thuế này thông thường chủ lao động sẽ khấu trừ từ tiền lương của nhân viên. Bên cạnh đó, bạn cũng nên thường xuyên cập nhật kiến thức về thuế-kế toán để tránh những khoản phạt không đáng có.

5. Xem lại toàn bộ hệ thống vận hành

Nhu cầu của các doanh nghiệp ngày càng tăng theo thời gian, khi công ty của bạn phát triển và dịch vụ của bạn cũng phát triển. Các phương pháp kế toán mà bạn bắt đầu sử dụng có thể không còn phù hợp trong dài hạn, mà bạn cần cải tiến chúng theo định kỳ.

Khi doanh nghiệp của bạn mở rộng, hãy dành thêm thời gian cho kế toán và xem liệu chi phí cho nghiệp vụ kế toán có quá lớn hay không. Nếu gánh nặng từ việc xử lý tất cả các công việc của kế toán trở nên quá lớn, bạn có thể muốn tìm kiếm sự trợ giúp từ một đơn vị outsource kế toán-thuế chuyên nghiệp.

Theo Freshbooks, 2020