091 333 5151
support@smarttax.vn
P.702A, Tầng 7, Tòa nhà Centre Point – 106 Nguyễn Văn Trỗi, P8, Q.Phú Nhuận

Kế toán 101: 14 khái niệm cơ bản doanh nghiệp cần biết

Bạn có hiểu thế nào kế toán kép? Hay bạn đang gặp khó khăn khi nhớ lại các khoản ghi nợ và khoản tín dụng? Smarttax sẽ giới thiệu cho bạn những điều cơ bản nhất trong bài viết Kế toán 101.

Sơ lược: Những điều cơ bản về kế toán mà chủ doanh nghiệp nhỏ nên biết

  • Người ghi sổ ghi chép lại các giao dịch tài chính, trong khi kế toán phân tích ý nghĩa của các giao dịch. Là chủ sở hữu doanh nghiệp, bạn có thể phải thực hiện một phần những công việc như thế.
  • Kế toán bút toán kép là cách tốt nhất để đảm bảo rằng tài khoản của bạn vẫn ở trạng thái cân bằng.
  • Các khoản nợ và tín dụng là trọng tâm của kế toán. Các bút toán này có thể làm tăng hoặc giảm số dư tài khoản, tùy thuộc vào loại tài khoản.
  • Báo cáo tài chính cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để đưa ra quyết định cả ngắn hạn và dài hạn về doanh nghiệp của bạn.

Định nghĩa và bảng thuật ngữ kế toán

Mặc dù kế toán có thể có vẻ đáng sợ đối với các chủ doanh nghiệp, nhưng bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng hiểu những kiến thức cơ bản về kế toán

Việc làm quen với các thuật ngữ kế toán phổ biến có thể giúp bạn thoải mái hơn nhiều khi tham gia toàn bộ quy trình kế toán.

1. Nguyên tắc ghi sổ kép

Ghi sổ kép có nghĩa là thuật ngữ dùng để chỉ sự việc: Mọi giao dịch được nhập vào hệ thống kế toán hoặc sổ cái của bạn sẽ ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản. Đối với mỗi mục ghi nợ bạn thực hiện, bạn sẽ cần phải thực hiện một mục nhập tín dụng tương ứng.

Tương tự như vậy, nếu bạn đang thực hiện một khoản mục ghi có, bạn sẽ phải thực hiện một khoản mục ghi nợ tương ứng. Điều này đảm bảo rằng các tài khoản của bạn luôn trong trạng thái cân bằng. Trong khi các chủ sở hữu độc quyền và người làm nghề tự do có thể không cần sử dụng ghi sổ kép, các doanh nghiệp nhỏ và đang phát triển sẽ vận hành tốt hơn bằng cách thực hiện theo nguyên tắc này.

2. Ghi nợ và tín dụng

Các khoản ghi nợ và khoản ghi có được sử dụng để ghi lại tất cả các giao dịch kế toán và sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Ảnh hưởng của ghi nợ hoặc ghi có đối với một tài khoản phụ thuộc phần lớn vào loại tài khoản bị ảnh hưởng.

Ví dụ: nếu bạn viết giao dịch ghi nợ vào tài khoản tài sản, nó sẽ làm tăng số dư của tài khoản đó, trong khi nếu bạn đăng ký ghi nợ vào tài khoản nợ phải trả, số dư của tài khoản đó sẽ bị giảm.

Ghi nợ luôn ở bên trái của bất kỳ giao dịch kế toán nào, trong khi ghi có luôn ở bên phải của giao dịch.

3. Sơ đồ tài khoản

Sơ đồ tài khoản là trung tâm của bất kỳ hệ thống kế toán nào. Sơ đồ này liệt kê tất cả các tài khoản được tìm thấy trong sổ cái – nơi chứa tất cả các mục kế toán của bạn.

Bạn nên tạo sơ đồ tài khoản trước khi ghi lại bất kỳ giao dịch tài chính nào. May mắn thay, hầu hết các chương trình kế toán doanh nghiệp nhỏ đều có một biểu đồ tài khoản mặc định mà phần lớn các doanh nghiệp có thể sử dụng, với tính năng bổ sung thêm tài khoản nếu thấy cần thiết.

4. Phương pháp kế toán tiền mặt

Sau khi thiết lập sơ đồ tài khoản, bạn sẽ cần quyết định loại phương pháp kế toán bạn sẽ sử dụng. Nhiều cá nhân hành nghề tự do và doanh nghiệp tư nhân sử dụng phương pháp kế toán tiền mặt. Theo đó, họ ghi lại khoản tiền mặt khi nhận và các chi phí ngay khi được thanh toán. Điều này đồng nghĩa với việc không cần theo dõi các khoản phải trả hoặc số dư phải thu.

5. Phương pháp kế toán dồn tích

Nếu bạn có trả lương nhân viên hoặc bạn bán sản phẩm, bạn nên sử dụng phương pháp kế toán dồn tích. Phương pháp này ghi lại tất cả doanh thu / thu nhập và chi phí khi chúng xảy ra, chứ không phải khi khách hàng của bạn thanh toán hoặc bạn viết séc thanh toán một hóa đơn.

Kế toán dồn tích cung cấp một bức tranh rõ ràng hơn về cả thu nhập và chi phí trong một khoảng thời gian cụ thể. Nhưng điểm yếu của phương pháp này là: có thể gây khó khăn trong việc quản lý dòng tiền hợp lý.

6. Tài sản

Tài sản là bất kỳ thứ gì có giá trị mà doanh nghiệp của bạn sở hữu. Tài sản có thể bao gồm tiền mặt trong tài khoản ngân hàng của bạn, số dư tài khoản phải thu, tòa nhà bạn sở hữu, hàng tồn kho, vật tư, thiết bị máy tính và đồ nội thất. Tài sản cũng có thể là tài sản vô hình, chẳng hạn như tài sản trí tuệ.

7. Nợ phải trả


Nợ phải trả là bất cứ thứ gì mà doanh nghiệp của bạn nợ. Số dư tài khoản phải trả được coi là nợ . Đó là số tiền bạn hiện đang nợ các nhà cung cấp của mình. Các khoản cho vay cũng được coi là một khoản nợ phải trả.

8. Doanh thu và thu nhập

Doanh thu hoặc thu nhập là bất kỳ khoản tiền nào nhận được trong quá trình tiến hành hoạt động kinh doanh, cho dù đó là việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ.

9. Chi phí

Tất cả mọi thứ, từ việc trả lương cho nhân viên, đến thanh toán hóa đơn tiền điện, đều được coi là các khoản chi phí. Ví dụ: khi bạn nhập hóa đơn điện phải trả vào tháng tới, hóa đơn đó sẽ được ghi nhận là chi phí. Việc báo cáo chi phí thường xuyên giúp bạn theo dõi hoạt động chi tiêu . Từ đó, bạn có thể biết dòng tiền của mình đang sử dụng cho mục đích nào.

10. Vốn chủ sở hữu

Vốn chủ sở hữu đại diện cho lợi ích tài chính hiện tại của bạn trong doanh nghiệp và được tính theo công thức: Tổng tài sản – Tổng nợ phải trả.

11. Các khoản phải trả

Các khoản phải trả là việc ghi chép các hóa đơn đã vào sổ cái hoặc phần mềm kế toán nhưng chưa được thanh toán. Khi hóa đơn từ nhà cung cấp đã được thanh toán, số dư khoản phải trả sẽ giảm một số tiền tương ứng trong hóa đơn đó.

Khi hóa đơn điện được thanh toán vào tháng sau, mục được nhập sẽ là:

Bạn có thể thấy rằng mục nhập đầu tiên trong khoản phải trả là khoản ghi có, điều này làm tăng số dư của tài khoản đó. Khi hóa đơn đã được thanh toán, số dư trong khoản phải trả sẽ giảm theo số tiền đã thanh toán (200). Lúc này, tài khoản tiền mặt của bạn cũng giảm theo.

12. Các khoản phải thu

Các khoản phải thu là nơi tất cả các khoản tiền hiện khách hàng nợ doanh nghiệp được ghi lại, cho đến họ thanh toán. Khi khách hàng thanh toán hóa đơn của họ, số dư khoản phải thu sẽ giảm xuống. Bạn có thể sử dụng dữ liệu từ khoản phải thu để có được cái nhìn sâu sắc về hoạt động kinh doanh của mình, bằng cách tính toán hệ số vòng quay các khoản phải thu.

13. Lão hóa tài khoản

Cả tài khoản phải trả và phải thu đều có thể bị lão hóa – đây chỉ đơn giản là một thuật ngữ dùng để chỉ cách quản lý dòng tiền ra/ vào của doanh nghiệp. Lão hóa tài khoản phải trả hiển thị danh sách tất cả các hóa đơn cần thanh toán cho các nhà cung cấp- bao gồm việc theo dõi ngày đến hạn thanh toán hoặc khi quá hạn thanh toán.

Lão hóa tài khoản phải thu cung cấp thông tin về các khoản thanh toán khách hàng chưa trả, hay khi khách hàng thanh toán chậm. Khi bạn thực hiện nhiều giao dịch với nhiều khách hàng hoặc nhà cung cấp, các báo cáo lão hóa tài khoản có thể trở nên cực kỳ vô giá.

14. Khoản mục bút toán

Mặc dù phần mềm kế toán của bạn có thể xử lý phần lớn các mục nhập cần thiết cho doanh nghiệp của bạn, nhưng có nhiều trường hợp, bạn cần phải thực hiện nhập các khoản mục bút toán.

Điều này có thể xảy ra đối với những khoản chẳng hạn như phí ngân hàng mà bạn phải trả khi thực hiện đối chiếu với ngân hàng vào cuối tháng. Hoặc, bạn cũng cần phải nhập mục khấu hao cho các mặt hàng có giá trị lớn (chẳng hạn như khi mua tòa nhà, hệ thống máy tính đắt tiền hoặc phương tiện đi lại của công ty).

Tất cả các giao dịch này sẽ cần phải được nhập vào phần mềm kế toán của bạn bằng cách ghi các khoản mục kế toán.

Phía trên là 14 khái niệm cơ bản của kế toán mà các chủ doanh nghiệp cần biết để quản lý tốt công việc kinh doanh của mình.

Theo The Blueprint – https://www.fool.com/the-blueprint/accounting-101/