091 333 5151
support@smarttax.vn
P.702A, Tầng 7, Tòa nhà Centre Point – 106 Nguyễn Văn Trỗi, P8, Q.Phú Nhuận

Kế toán cơ bản: Giải thích chu trình kế toán

Infographic này chia nhỏ các bước của chu trình kế toán cơ bản. Nếu bạn cảm thấy như sổ sách của mình gặp trục trặc, hoặc tài khoản của bạn không phản ánh những gì đang xảy ra trong doanh nghiệp, thì việc hiểu các bước trong chu trình kế toán sẽ hữu ích. Cho dù bạn tự làm kế toán, ủy quyền cho kế toán nội bộ, hay thuê ngoài, bạn sẽ thấy sơ đồ này hữu ích khi bạn xem xét tình hình tài chính của công ty mình vào cuối mỗi tháng.

Chu trình kế toán là gì?

Chu trình kế toán là một quy trình gồm chín bước, mà doanh nghiệp sử dụng để tổng hợp tất cả các thông tin cần thiết, nhằm lập các báo cáo tài chính quan trọng. Chu trình này bao gồm mọi thứ từ phân tích, đo lường và ghi lại các giao dịch, đến việc điều chỉnh số dư và khóa sổ.

Chu kỳ kế toán là yếu tố giúp cho báo cáo tài chính của công ty bạn luôn chính xác. Từ đó, cho phép bạn đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh đồng thời thu hút các nhà đầu tư và các bên cho vay.

Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ không hiểu chu trình kế toán là gì hoặc cách thức hoạt động của nó. Trong bài viết này, Smarttax đã tổng hợp cụ thể tất cả các bước của chu kỳ này, để giúp công việc kế toán của doanh nghiệp hoạt động một cách hệ thống, chặt chẽ.

Các báo cáo tài chính phổ biến trong SMEs

Các báo cáo tài chính phổ biến nhất của các doanh nghiệp nhỏ:
• Báo cáo thu nhập: Theo dõi chuyển động của dòng tiền bao gồm thu nhập lãi / lỗ và dự đoán lợi nhuận trong tương lai
• Bảng cân đối kế toán thể hiện tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Cho biết tiền mặt của doanh nghiệp bạn ra/ vào như thế nào hàng tháng 
• Báo cáo vốn chủ sở hữu: Theo dõi những thay đổi trong vốn chủ sở hữu theo thời gian

Các bước của chu trình kế toán

Có chín bước mà kế toán viên và người ghi sổ thực hiện trong chu trình kế toán, nhằm đảm bảo tính nhất quán và chính xác của các báo cáo tài chính. Bao gồm

  1. Phân tích và đo lường các giao dịch tài chính.
  2. Ghi lại các giao dịch vào Nhật ký.
  3. Đăng thông tin từ Nhật ký lên Sổ cái.
  4. Chuẩn bị bảng cân đối thử (không điều chỉnh)
  5. Chuẩn bị các mục điều chỉnh.
  6. Chuẩn bị bảng cân đối thử (điều chỉnh)
  7. Lập báo cáo tài chính.
  8. Chuẩn bị bút toán khóa sổ
  9. Chuẩn bị bảng cân số tạm sau khi kết sổ

1. Phân tích và đo lường các giao dịch tài chính

Trong giai đoạn này, hãy thu thập tất cả các giao dịch của công ty bạn để phân tích, đo lường và ghi lại. Nhưng câu hỏi được đặt ta đầu tiên là: Ta phải ghi lại những gì?

Theo nguyên tắc chung, một doanh nghiệp nên ghi tối thiểu những điều sau:

  • Tất cả doanh số bán hàng (bằng tiền mặt)
  • Tất cả các giao dịch mua hàng (dù nhỏ hay lớn).
  • Bất cứ thứ gì có thể đo lường được, liên quan đến các giao dịch hoặc đáng tin cậy.
  • Tất cả các sự kiện. Điều này bao gồm các giao dịch bên ngoài và nội bộ bên trong.
  • Giao dịch bên ngoài là những thứ như trao đổi với một công ty khác hoặc thay đổi giá vốn hàng hóa mà doanh nghiệp của bạn mua.
  • Giao dịch nội bộ là những trao đổi diễn ra trong doanh nghiệp của bạn, như chuyển vật tư từ bộ phận này sang bộ phận khác.

Tóm lại, hãy thu thập càng nhiều giao dịch càng tốt . Các giao dịch có thể sẽ có những ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn.

2. Ghi lại các giao dịch trong nhật ký

Đây còn được gọi là viết nhật ký/ hay bút kế toán. Nhật ký liệt kê theo thứ tự thời gian các giao dịch và các sự kiện khác về ghi nợ và ghi có vào tài khoản. Mỗi mục nhật ký bao gồm bốn phần:

  • Các tài khoản và số tiền được ghi nợ
  • Các tài khoản và số tiền được ghi có
  • Ngày của các giao dịch
  • Giải thích thêm/ ghi chú về giao dịch đó

3. Đăng thông tin từ nhật ký lên sổ cái

Nếu bạn vẫn ghi lại các sự kiện tài chính bằng tay, bạn cần phải hợp nhất tất cả dữ liệu thô của mình vào một nguồn data chính. Sổ cái chứa tất cả các giao dịch và sự kiện của bạn, cũng như phác họa một bức tranh toàn cảnh các tài khoản nhằm theo dõi những điều sau:

• Tài sản
• Nợ phải trả
• Vốn chủ sở hữu
• Doanh thu
• Chi phí

4. Chuẩn bị bảng cân đối thử (không điều chỉnh)

Đến thời điểm này, bạn đã đăng mọi giao dịch trong tháng hoặc quý trên sổ cái của mình. Và bạn đã sẵn sàng để bắt đầu chuẩn bị báo cáo tài chính. Bây giờ là lúc chuẩn bị bảng cân đối thử (chưa điều chỉnh) của bạn.

Số dư thử chưa được điều chỉnh cho bạn biết số dư cho mỗi tài khoản sổ cái của bạn vào cuối kỳ báo cáo. Để chuẩn bị bảng số dư này, hãy xem xét các khoản ghi nợ và ghi có trong sổ cái của bạn, và đảm bảo rằng chúng cân bằng với nhau. Ta có thể dễ dàng làm điều này bằng cách kiểm tra xem tổng số trong cột ghi nợ và tín dụng của bạn khớp nhau hay chưa.

5. Chuẩn bị các mục điều chỉnh

Đây là thời điểm cần thiết để xác định các sai sót hoặc các mục bị bỏ sót trong sổ cái của bạn. Khi bạn xem xét từng dòng một, hãy tự hỏi rằng:

• Bạn có cung cấp các dịch vụ mà chúng không được thanh toán cho đến kỳ báo cáo tiếp theo không?
• Bạn có nhận được các sản phẩm hoặc dịch vụ chưa được thanh toán cho đến kỳ báo cáo tiếp theo không?
• Tất cả ngày tháng và số tiền nhập vào có được ghi chính xác không?
• Có điều gì bạn chưa hạch toán trong sổ cái của mình không?

6. Chuẩn bị bảng cân đối thử (điều chỉnh)

Bảng cân đối thử, được điều chỉnh, cho bạn một cơ hội để kiểm tra kỹ công việc của bạn và đảm bảo mọi thứ đều chính xác từ A-Z. Để chuẩn bị điều này, hãy chèn thêm một cột nữa vào sổ cái để điều chỉnh lại bảng cân đối thử ở bước thứ 4.

7. Lập báo cáo tài chính (Báo cáo thu nhập, dòng tiền,v.v...)

Đến đây, bạn đã hoàn thành tất cả việc ghi chép và chỉnh sửa số cần thiết để lập một báo cáo tài chính chính xác. Các bước trên giúp bạn hoàn thành gần như toàn bộ các báo cáo tài chính, bao gồm cả những báo cáo thông thường nhất: báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo vốn chủ sở hữu.

8. Chuẩn bị bút toán khóa sổ

Đây là nơi bạn có thể thực sự kết sổ của mình. Trong giai đoạn này, bạn chuyển số dư từ các tài khoản tạm thời, như doanh thu, chi phí và cổ tức, sang tài khoản vĩnh viễn, chẳng hạn như bản tóm tắt thu nhập.

Tài khoản tạm thời là các giao dịch đã xảy ra trong kỳ báo cáo của bạn. Chúng cho thấy tóm tắt sơ bộ về doanh nghiệp của bạn trong tháng, quý hoặc năm mà bạn đang báo cáo. Còn tài khoản cố định sẽ cho bạn thấy bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp.

Bằng cách chuyển số dư từ tài khoản tạm thời sang tài khoản vĩnh viễn, bạn có thể:

• Cập nhật tình hình tài chính tổng thể của doanh nghiệp của bạn.
• Dọn sạch các tài khoản tạm thời để chuẩn bị cho chu kỳ kế toán tiếp theo.

Nó cũng giúp bạn sẵn sàng chuẩn bị bảng cân số tạm sau khi kết thúc.

9. Chuẩn bị bảng cân số tạm sau khi kết sổ

Cũng giống như các giai đoạn cân thử trước đó, bước này đảm bảo rằng các khoản ghi nợ và tín dụng, trong số dư thử nghiệm sau khi kết thúc của bạn khớp với nhau. Sự khác biệt duy nhất ở đây là thay vì tài khoản tạm thời (tất cả các giao dịch trong kỳ báo cáo gần nhất), số dư này chỉ bao gồm các tài khoản vĩnh viễn như tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.

Nếu tổng số hai bên cân bằng có nghĩa là công ty của bạn đã ghi nhật ký và đăng các mục kết sổ một cách hợp lý và chính xác. Nếu tổng số sau khi đóng của bạn không khớp, bạn sẽ bắt đầu kỳ báo cáo tiếp theo với thông tin không chính xác. Điều này khiến bạn sai càng thêm sai, gây ra các lỗi nghiêm trọng. Từ đó, bạn không thể báo cáo chính xác trong tương lai. Nên hãy hết sức lưu ý từng bước nhé bởi chúng rất quan trọng để bạn kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp.

Nguồn: https://www.ignitespot.com/blog/basic-accounting-the-accounting-cycle-explained

Bảng tin Smarttax -