091 333 5151
support@smarttax.vn
P.702A, Tầng 7, Tòa nhà Centre Point – 106 Nguyễn Văn Trỗi, P8, Q.Phú Nhuận

4 điểm then chốt có thể tự động hóa trong quy trình kế toán


Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ hay một công ty triệu đô, thực hiện nhiệm vụ kế toán, hay quản lý nguồn tài chính của bạn một cách hiệu quả là một điều phức tạp. Nhưng điều này hoàn toàn có thể đạt được với sự trợ giúp của các chuyên gia. Khi giao phó công việc kế toán của bạn cho các chuyên gia, họ sẽ giúp bạn quản lý các khoản thanh toán và dòng tiền một cách trôi chảy.

Ngoài sự trợ lực của chuyên gia, đôi lúc ta cũng cần trang bị những công cụ tự động thực hiện một số công việc kế toán cần thiết. Nhằm bổ trợ cho đội ngũ chuyên viên kế toán khi cần.

May mắn thay, thế giới đang ngày càng phát triển, cùng với những tiến bộ công nghệ ngoạn mục. Công nghệ đơn giản hóa các quy trình phức tạp, bao gồm cả hoạt động kế toán – tài chính. Bạn có thể tập trung vào các công việc quan trọng, cần đầu óc và tỉ mỉ. Còn các công việc khác, có thể được thực hiện bởi công cụ tự động. Điều này giúp bạn tiết kiệm tiền bạc và thời gian đáng kể.

Để làm cho nhóm kế toán của bạn hiệu quả hơn, hãy xem xét tự động hóa bốn điểm then chốt trong quy trình. Và cho chúng thời gian, bạn sẽ thấy công lực phát huy hiệu quả ra sao.

Businessman analyzing financial report data of the company operations (balance sheet, income statement) on virtual computer screen with business charts, fintech

Điểm then chốt 1: Lập hóa đơn

Những ngày tháng phải thao tác thủ công tất cả chi tiết trong hóa đơn đã qua lâu rồi. Phương pháp lập hóa đơn truyền thống rất dễ xảy ra sai sót và cực kỳ mất thời gian. Khi tổ chức có quy mô càng lớn thì quy trình lập hóa đơn càng nhanh. Nhưng đối với một tổ chức lớn, quy trình xuất hóa đơn có thể hơi phức tạp. Quy trình xử lý hóa đơn đi từ nhân viên bán hàng, thông qua nhiều bước khác và cuối cùng, đến kế toán lập và gửi hóa đơn.

Các phần mềm hiện nay có thể tích hợp với hệ thống kế toán và ngân hàng của bạn. Điều này làm cho các phương pháp lập hóa đơn trong quá khứ trở nên lỗi thời. Hóa đơn được tạo một cách hoàn hảo chỉ với một vài cú nhấp chuột. Một số thông tin khách hàng cần được nhập vào, nhưng quan trọng hơn hết là, không có lỗi nào xảy ra. Thế nên, một quy trình lập hóa đơn tự động có thể tiết kiệm rất nhiều tiền và thời gian cho tổ chức.

Điểm then chốt 2: Tính bảng lương

Nhân viên vui vẻ thì khách hàng hài lòng. Và điều đó sẽ dẫn đến thành công trong kinh doanh. Ưu tiên quan trọng nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào là làm cho nhân viên của họ thoải mái. Ta đều biết, một trong những cách để giữ cho họ gắn bó lâu dài đó là trả tiền lương đúng hạn cho họ. Các khoản lương gửi trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên sẽ thúc đẩy lòng tin và lòng trung thành của họ đáng kể. Và để làm được điều đó, tổ chức cần có hệ thống trả lương uy tín. Có một sự thật là, nhiều công ty không làm được điều đó.

Quy trình tính lương của bạn có thể được đơn giản hóa từ đầu đến cuối, với một phần mềm tính lương được tích hợp với hệ thống quản lý tài chính của bạn. Hiện nay có nhiều phần mềm tính lương có thể hoàn thành công việc cho bạn một cách nhanh chóng và ít có sai sót. Không cần kiểm tra giấy tờ, không chậm trễ vì mọi giao dịch diễn ra một cách đơn giản và nhanh chóng.

Điểm then chốt 3: Quản lý chi tiêu

Kiểm soát chi phí kinh doanh là một nhiệm vụ đầy thách thức. Theo dõi và quản lý chi phí là một công việc tiêu tốn nhiều thời gian. Nhưng việc này cần được đầu tư nghiêm túc. Ngay cả đối với một doanh nghiệp nhỏ, nếu bạn không ghi lại các khoản chi tiêu và khoản thu, nhân viên tài chính, hạch toán sẽ gặp ít nhiều khó khăn khi xem số liệu tài chính. Bạn càng cẩn thận, mọi thứ càng ít phức tạp.

Các công cụ quản lý chi phí biến các nhiệm vụ phức tạp thành đơn giản. Từ đó tiết kiệm lao động và tiền bạc cho các tổ chức. Tự động hóa có giá trị tương đối cao đối với tổ chức có ngân sách hạn chế, bởi họ có thể cắt giảm một nửa thời gian và nỗ lực để xử lý dữ liệu liên quan đến chi phí. Doanh nghiệp cần thích ứng với tự động hóa. Điều này cho phép họ làm chủ cuộc chơi khi đưa ra quyết định quan trọng, hay khi dự toán chi phí.

Điểm then chốt 4: Khai thuế và ghi sổ kế toán

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp, bạn sẽ biết nhiệm vụ phức tạp nhất khi quản lý tài chính. Đó là xử lý các báo cáo thuế và chi phí. Vì các quy tắc khác nhau theo địa điểm và loại hình kinh doanh, việc tự động hóa nghĩa vụ thuế có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian. Các giải pháp kế toán dựa trên AI hiện nay có thể giúp bạn thực hiện một số các nghĩa vụ thuế tùy thuộc vào ngành của bạn.

Nhiều nhà cung cấp giải pháp kế toán đã phát triển các giải pháp kế toán chuyên biệt, nhằm hỗ trợ các tổ chức quản lý tài chính và thuế của họ. Các công cụ hỗ trợ tích hợp tốt với phần mềm quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp và nhân viên hoạt động với hiệu quả cao nhất. Ngay cả khi bạn là một doanh nghiệp nhỏ và không có đủ khả năng để có một đội ngũ kế toán chuyên dụng, phần mềm kế toán có thể giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các con số tài chính của họ.

Những công việc đòi hỏi mức độ phức tạp không quá cao, có thể được tự động hóa. Tuy nhiên, ta cũng cần một đội ngũ chuyên gia để thực hiện những công việc mang tính chuyên môn cao, đặc biệt là trong lĩnh vực tài chính-kế toán.

Nếu có nhu cầu, vui lòng liên hệ với chúng tôi

Dịch vụ thuế kế toán Smarttax

Thông tin liên hệ

SĐT: 091 333 5151

Emaill: support@smarttax.vn

Địa chỉ: P.702A, Tầng 7, Tòa nhà Centre Point – 106 Nguyễn Văn Trỗi, P8, Q. Phú Nhuận